Administrar las finanzas de una empresa responsablemente no solo tiene que ver con asegurar el futuro del negocio, sino con alcanzar objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Construir un patrimonio requiere de disciplina, dedicación, constancia y tiempo, por lo que es necesario aprender lo más que se pueda sobre el tema para que se entienda cómo funciona el flujo del dinero y todo lo que lleva su administración responsable. Además, es bueno que se dedique por lo menos dos horas a la semana a revisar y analizar los ingresos y egresos de la empresa.
Debido a la mala administración, el generar una deuda que sea difícilmente posible de pagar es sinónimo de comprometer los ingresos futuros de tu PYME ya que una mala administración acerca de gastar mas de lo que se genera. Siendo éste el caso, el nivel de los pasivos es tal que se está atrapado en un bucle donde todo el beneficio económico que genera el 80% de esos ingresos son absorbidos por el estancamiento de la deuda, es necesario el pedir asesoría financiera , ponerse en contacto con los acreedores y buscar el medio para llegar a un acuerdo de cumplimiento de la deuda.
Un presupuesto claro es la clave para una correcta administración que permita a una empresa a prosperar en base a un plan financiero. Es aconsejable que se inicie apuntando durante un mes todos los gastos de la empresa, como la bitácora de gastos y costos, ingresos y egresos etc. Entre más detalles se tengan, será más fácil darse cuenta de cómo se debe modificar el patrón de consumo para que se eliminen o en su defecto, sean disminuidos ciertos puntos de gasto que no son gastados de la manera correcta. De sumo interés es que dentro del presupuesto del PYME no se olvide destinar un porcentaje al ahorro, en la medida de lo posible, no menos del 10%.
Cuando se entra en un método de ahorro, es esencial el mantener una meta. Ahorrar por ahorrar a veces no tiene mucho sentido y es muy probable que a corto plazo la meta del ahorro se desvanezca. Las ganancias deben ser un medio para que el negocio alcance el objetivo por el cual fue creado. Lo más adecuado es que se planteé una meta a corto plazo, que sea alcanzable, porque nada enseña mejor que el éxito o la sensación de haberlo logrado.
Después de que establecer la meta, la cual debe tener base en el presupuesto de la empresa, se diseña un plan financiero que incluya los siguientes puntos:
- Objetivo de la inversión : ¿Para qué quiero dinero?
- Plazo: ¿En cuánto tiempo quiero reunirlo?
- Capital: ¿Con cuánto dinero se puede empezar?
Es importante el poner a trabajar los ahorros y activos del PYME. No solo se tiene que invertir en instrumentos financieros, sino también en adquirir bienes de capital para que la empresa no se quede estática, sino que pueda dar pasos en la carrera del mercado local y hasta el internacional. Se define cuáles son los recursos que pueden ser invertidos, qué metas se buscan para el negocio y cuáles riesgos se están dispuestos a correr.
Estrategias para la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es tener la capacidad de reconocer los beneficios que da cada cliente u organización; con ella se puede encontrar y evaluar múltiples soluciones a través de la eficiencia y calidad que brinda cada uno. Es simplemente el conducir un proyecto desde el comienzo hacia un final satisfactorio. Serán utilizados procesos, conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que orienten y motiven al personal para realizar su trabajo dentro del mismo.
Por lo tanto, no basta con ejecutar proyecto, es preciso comprender la esencia de este. Algunas estrategias de la gestión de proyectos que no deben dejarse pasar desapercibidas son:
- Tareas independientes: Una cosa es la vinculación de tareas y otra su repetición. Como líder, se debe de gestionar cada actividad con orden, así los objetivos se cumplirán y las tareas no se duplicarán.
- Administrar correctamente los recursos: Todo proyecto se compone de distintos recursos, estos deben de ser administrados correctamente, incluyendo el tiempo. Quién privilegia el dinero y los materiales por encima de las personas, está condenando al proyecto mismo, siendo así, que es momento de priorizar todos los puntos de beneficio que se esperan alcanzar para poder obtener la meta propuesta y continuar el seguimiento o crear una nueva propuesta para otro proyecto que beneficie a la empresa.
- Mantener el control del tiempo: Todo tiene un inicio y un final. Los proyectos no son la excepción y no permiten aplazamientos, mucho menos si el cliente no está de acuerdo. El control del tiempo dependerá de la correcta planeación y acciones del equipo.
- Ser original: La originalidad puede llevar a la empresa al siguiente nivel. Existen diversos tipos de proyectos, pero habrá algunos que representen un verdadero reto porque nunca se han realizado. Si ese es el caso, no debe existir negación hacia la oportunidad de innovar y pasar al siguiente nivel.
- Sin cliente no hay proyecto: Alrededor del mundo hay excelentes empresas encargadas de la gestión de proyectos, sin embargo, no todas logran crecer y la pregunta es ¿Por qué?. Esto es debido a que el negocio de la administración de proyecto implica habilidades para relacionarse con la gente; se debe entender que el cliente es primero y que si no está contento o satisfecho con el servicio o producto adquirido, la empresa será la afectada. Es importante recordar que el cliente es quien otorga los fondos para el logro del proyecto.
- Acepta la incertidumbre y trabaja con ella: Un proyecto implica cierto grado de incertidumbre, por más que se plantee el tener un control total, algo se escapará de las manos; sin embargo, es posible trabajar correctamente considerando ciertos supuestos y estimados que resulta muy conveniente documentar.
Dirección de proyectos ¿Cómo utilizarla a favor?
La Dirección de Proyectos se basa en la utilización en los Proyectos de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas aplicadas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos que este solicite y conseguir que se alcancen los objetivo en un corto, mediano o largo plazo.
Es necesario identificar objetivos, requisitos y gestionar las necesidades y expectativas de la empresa según se planifica y efectúa el proyecto. Encontrar el equilibrio entre el alcance, tiempo, presupuesto, recursos, calidad y riesgos. Hacer que todo encaje perfectamente. Todo proyecto está alineado dentro del Plan Estratégico de la Organización. Los Proyectos son las herramientas que permiten llevar a cabo e implementar la estrategia.
Beneficios de una eficaz Gestión de Proyectos
Los beneficios que aporta una eficaz gestión de proyectos son:
- Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una metodología común es el valor de la reutilización. Una vez que los procesos, procedimientos y plantillas son creados, éstos pueden ser utilizados en proyectos futuros. El resultado de esto es un menor tiempo para iniciar proyectos, una menor curva de aprendizaje para los miembros del equipo de trabajo, así como ahorros de tiempo al no tener que reinventar procesos y plantillas desde cero en cada proyecto.
- Más rapidez en la resolución de problemas: el tener un proceso de gestión anticipada de incidencias ayuda a asegurar que los problemas son resueltos tan rápido como sea posible.
- Optimización en la resolución de riesgos: todas las metodologías de gestión de proyectos incluyen procesos para identificar y gestionar los riesgos.
- Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas: muchos de los problemas que se presentan en un proyecto pueden ser evitados a través de una comunicación anticipada y multifacética.
- Mayor calidad de productos y servicios: como resultado de implementar controles de calidad y técnicas de aseguramiento de calidad.
- Optimización de la gestión financiera: esto es consecuencia de una mejor definición del proyecto, mejores estimaciones, un proceso de elaboración del presupuesto más formal y riguroso, y un mejor seguimiento de los costes.
- Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologías proporcionan una guía para hacer más fácil la recolección de métricas e indicadores que proporcionan información sobre el desempeño del equipo y el nivel de calidad de los entregables.
- Mejora del ambiente laboral: si los proyectos son más exitosos, se encontrarán beneficios adicionales asociados al equipo de proyecto: clientes con mayor implicación, equipos con más sentido de propiedad y mayor motivación, etc.
Finalmente, solo queda decir que los mejores administradores son aquellos que tienen habilidades de liderazgo, control de gastos, y manejo de los recursos de la empresa ya que esto será de gran ayuda para persuadir a los empleados, consiguiendo que trabajen función de un objetivo común. Asimismo, resulta conveniente estudiar modelos lógicos e intuitivos que faciliten la comunicación, y que permitan conocer a fondo el proceso de toma de decisiones.
Se destaca también que la complejidad del problema de eficiencia social aumenta en la medida en que contradictoriamente la gestión de la empresa puede lograr beneficios y bajos costos de producción, pero no necesariamente se logra siempre una conducta motivada de los trabajadores y una contribución importante en relación con la calidad de vida de la sociedad, hecho que amerita mayores esfuerzos de reflexión e investigación social de carácter interdisciplinario.