La auditoría y la contabilidad son dos procesos muy importantes relacionados con las actividades financieras y el registro de una organización.
La contabilidad se refiere al proceso de capturar, clasificar, resumir, analizar y presentar las transacciones financieras, registros, estado, rentabilidad y posición financiera de una organización o entidad. La contabilidad es el lenguaje especializado de los negocios.
La auditoría se refiere al examen critico de los registros o estados financieros de una empresa o cualquier organización, la auditoria se lleva a cabo después de la preparación final de los estados financieros, la auditoria implica llevar a cabo la inspección, se refiere a la auditoria legal de los estados financieros, y dar una opinión justa e imparcial sobre si el estado financiero y el registro proporcionan un reflejo verdadero y justo de la posición financiera real de la empresa. La auditoría es un proceso periódico.
El objetivo de la auditoria es determinar si esa información se registra correctamente. La auditoría valida la sustancia de las operaciones, los eventos económicos. Hay un juicio involucrado en el proceso de auditoría. En la contabilidad hay transacciones que no son en blanco y negro, la auditoria también presenta un nivel de juicio para el auditor.
Procesos administrativos
El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de las acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objetivos fijados y plantear medidas de corrección y mejora cuando sea posible.
El proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
Tiene las siguientes funciones:
- Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.
- Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.
- Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.
El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.
El Proceso de control consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:
- Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
- De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
- De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
- De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
- De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
- Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
- Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.
El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control.
El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades.
Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:
- Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
- Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
- Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
- Importancia del control dentro del proceso administrativo
El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones correctivas necesarias. Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación:
- Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal, operativa, informática.
- Reportes e informes.
- Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
- Contabilidad.
- Presupuestos.
- Diagramas.
- Modelos matemáticos.
El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo, ya que, en este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo con su planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes y se deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener un buen control de la organización, por lo tanto, es de vital importancia comprender estas herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.
Supervisión de recursos administrativos
La supervisión administrativa está directamente relacionada con una técnica de gestión. Esta supervisión se da siempre en el marco de una organización con el objetivo prioritario de que se cumplan los objetivos de dicha organización.
La aplicación de esta supervisión está contemplada normalmente dentro del organigrama de la organización. El supervisor tiene un puesto concreto en el centro o lugar de trabajo donde se aplica.
A través de la supervisión administrativa, los trabajadores más expertos se conciencian continuamente de cuáles son los límites que les pone la institución o el centro donde trabaja. En los lugares donde el trabajo a realizar es interdisciplinario, el supervisor suele tener la atribución de negociar las posiciones y funciones de los trabajadores.
Funciones de la supervisión administrativa son:
- Selección y contratación del trabajador. o Colocación del trabajador en un puesto de trabajo concreto.
- Planificación del trabajo.
- Distribución del trabajo.
- Delegación del trabajo.
- Dirigir, revisar y evaluar el trabajo.
- Coordinación.
- Distribución de la información.
- Introducir cambios y nuevas ideas. o Rebajar tensiones.
Si el supervisor es realmente un experto, este hecho le confiere una posición de liderazgo. Si al supervisado le gusta su supervisor y le admira, su autoridad será reconocida libremente y no por imposición jerárquica o, por lo menos, no por esto únicamente