El control de almacén es esencial en todos los negocios basados en la producción de materiales o productos pues garantiza su buen funcionamiento y les ayuda a alcanzar los objetivos marcados. Una adecuada organización y control del almacén permite conocer en todo momento el stock del que se dispone, planificar inteligentemente las compras, cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes, mejorar la competitividad, reducir costes y prevenir el fraude.
El control de almacén se refiere a todo el proceso logístico que se encarga de la recepción, el almacenamiento y el movimiento de la mercancía dentro del almacén hasta el punto de consumo en las unidades logísticas. Incluye todas las acciones dirigidas a gestionar las existencias de un negocio, así como el tratamiento de los datos que se generan durante ese proceso.
Para llevar un buen control de existencias en almacén se debe tomar en cuenta que:
- Estructurar y ordenar el espacio en el almacén. (Mantener el orden de todos los productos que se encuentran dentro de los almacenes permiten llevar un registro no solo de locación sino también de inventario.
- Especializar las tareas dentro del almacén. (Mientras se mantenga un formato de control de cada asignación de tarea dentro del almacén, será más fácil designar ciertas tareas a los trabajadores)
- Establecer una zona de stocks de alta rotación. (No todos los productos llegan a quedarse por tantas semanas a diferencia de otros, de este modo es primordial el diferenciar cuales son aquellos productos que tienen mas venta o en su caso, cambio, para que se puedan ver los factores de indicadores positivos.)
- Automatizar la gestión de las roturas de stock. (De este modo, se necesita un plan de manejo sobre la demanda y existencia en almacén para evitar el aumento de los costos logísticos.)
- Hacer controles de calidad para evitar errores. (Es inevitable que en una empresa no existan los errores de producción que causen merma, perdida de insumos, poco inventario en Stock etc. Sin embargo, de este modo se hace un plan de prevención
La formación de los empleados sigue siendo clave para que todo funcione correctamente. El personal de almacén es el principal encargado de controlar la mercancía que entra y sale llevando el registro de su expedición e ingreso. No solo debe controlar las existencias, sino también cerciorarse de que estén protegidas para que no se estropeen y garantizar su adecuada rotación. Además, debe analizar los costes del almacén para optimizar las tareas logísticas, lo cual permitirá a la empresa ganar competitividad y satisfacer mejor a sus clientes. Por esa razón, las empresas buscan personal capacitado y con experiencia en la logística y el control de almacén.
Importancia del mantenimiento de bodegas en el manejo de almacenes
En una bodega industrial se realiza una práctica denominada mantenimiento preventivo, este término se refiere a las inspecciones programadas que realizan las compañías. Estas inspecciones con frecuencia incluyen la seguridad y funcionamiento de los equipos dentro de la bodega industrial y demás instrumentos propiedad de la compañía como lo pueden ser la limpieza, lubricación y calibración a condiciones estándar de operación de maquinaria y las piezas que la componen.
El mantenimiento preventivo que se realiza en la bodega industrial tiene como finalidad reducir al mínimo las fallas y descomposturas ya que en operaciones industriales el tiempo que pueda tomar la reparación de maquinaria representa tiempo muerto que cuesta producción, compra y, por lo tanto, dinero.
Por lo general los fabricantes de maquinaria indican con qué frecuencia se debe llevar a cabo esta rutina, la metodología a seguir y los instrumentos que se requieren. Uno de los aspectos fundamentales que se debe tomar en cuenta es decidir con qué frecuencia se realiza la sustitución de piezas y otros componentes de la maquinaria. Es importante evaluar esto ya que hacerlo con poca frecuencia puede aumentar el riesgo de fallas en los equipos y hacerlo con demasiada frecuencia, elevar los gastos innecesariamente.
Se suele incorporar dentro de este mantenimiento preventivo en una bodega industrial una serie de acciones de mantenimiento de rutina, suele tratarse de limpieza general, engrasado y repuestos. Se recomienda llevar a cabo un registro de los datos obtenidos después de cada mantenimiento. La documentación y seguimiento puede ayudar a identificar tendencias, fallas, prevenir averías y también implementar soluciones que disminuyan su frecuencia o las eliminen del todo.
Estas inspecciones con frecuencia incluyen la seguridad y funcionamiento de los equipos dentro de la bodega industrial y demás instrumentos propiedad de la compañía. Limpieza, lubricación y calibración a condiciones estándar de operación de maquinaria y las piezas que la componen. El mantenimiento preventivo que se realiza en la bodega industrial tiene como finalidad reducir al mínimo las fallas y descomposturas. En operaciones industriales el tiempo que pueda tomar la reparación de maquinaria representa tiempo muerto que cuesta mucho dinero.
Manejo logístico de almacenes
Dentro del sector logístico, la relación entre almacén y logística es especialmente importante. Esto se debe a varios motivos, pero, en general, las operaciones de almacén van a tener una relación directa con la calidad de los pedidos y el transporte, por lo que determinarán la mayor parte de las fases del proceso logístico en su conjunto. Es lo que se conoce como logística de almacén, y cumple un factor esencial en el proceso de la cadena de suministro.
El almacén es el lugar en donde se conserva la mercancía durante el tiempo que transcurre entre su producción y su envío al cliente. De esta forma, se debe asegurar un flujo continuo y actualizado de mercancías e información que permita garantizar que la cadena de suministro funciona correctamente, y esta labor corresponderá, entre otras muchas, al almacén.
Todas estas tareas se enmarcan en cuestión de logística de almacén, que son las acciones que permiten la gestión del producto dentro del almacén antes de que se distribuya a los consumidores.
La relación entre almacén y logística es especialmente importante debido a que este se encarga de muchas de las funciones esenciales para que toda la cadena de suministro trabaje correctamente.
Algunas de las funciones de la logística de almacén son las siguientes:
- Aprovisionamiento de mercancías: Lo que requiere no solo conocer y gestionar la entrada, sino tener capacidad para recibir y almacenar las nuevas mercancías en condiciones adecuadas para su correcta conservación.
- Comprobación de mercancía: Además de recibir la mercancía, los almacenes deben comprobar que los albaranes recibidos responden a lo esperado.
- Catalogación e inventariado: Una vez que los almacenes comprueban y certifican que las mercancías recibidas son las correctas, se debe proceder a su catalogación y posterior inventariado para saber dónde se encuentra cada producto y tener acceso rápido y directo al mismo.
- Almacenaje y conservación: Durante el tiempo que las mercancías permanecen paradas en el almacén, este debe ofrecer las características necesarias para su correcto almacenaje y conservación, así como las condiciones de seguridad óptimas para que esto se lleve a cabo.
- Preparación de pedidos: Desde el almacén es desde donde se envían los productos, pero antes de su envío estos deben ser preparados adecuadamente a las necesidades y demandas de cada cliente. Esta labor de preparación de los pedidos es también una función del almacén. Este es uno de los puntos más importantes en lo que respecta a la relación entre almacén y logística, puesto que constituye el punto inicial de distribución del producto a partir del momento en el que se produce la venta.
- Salida y envío de pedidos: Finalmente, otra de las funciones esenciales de la logística de almacén es el envío de los pedidos ya preparados, que se ponen en ruta desde el almacén en dirección al cliente.
Gestión estratégica de proveedores
La gestión estratégica de proveedores permite optimizar la cadena de suministro de la empresa y mejorar el valor que proporciona y se puede definir como un conjunto de acciones destinadas a reducir el coste total de los materiales, bienes y servicios que una empresa contrata. Pero no sólo a nivel de reducir el precio de compra, sino el coste total de la adquisición. Esta metodología además de aportar un ahorro de costes consigue una integración del departamento de compras con otras áreas de la empresa y con sus proveedores, al mismo tiempo que alinea la estrategia de compras con los objetivos generales de la compañía.
Estos objetivos pueden ser: mejorar la rentabilidad, reducir los días de inventario para optimizar el capital invertido, reducir tiempos de entrega de productos para un mejor servicio al cliente y/o reducir las reclamaciones por falta de calidad de los productos.
El objetivo principal de esta metodología debe ser buscar la manera de maximizar el retorno del valor de los materiales comprados, cosa que difiere de simplemente disponer del material necesario al mejor precio posible. El método tradicional de compras utiliza procesos similares para gestionar la adquisición de una gran variedad de productos y servicios. La gestión estratégica de los proveedores en lugar de adoptar un enfoque general para adquirir productos y servicios, los diferencia entre los artículos de menor valor y aquellos con mayor prioridad a los que se dedican más tiempo y esfuerzo.
Algunas de las fases para llevar a cabo un correcto proceso para la gestión estratégica de proveedores son:
- Define los proveedores: Define los puntos fuertes de negociación de cada proveedor y define estrategias para contrarrestarlos.
- Involucra al cliente interno y personas que usarán el producto y servicio, para asegurar que ningún aspecto importante de la negociación queda fuera.
- Respuesta del proveedor: Intenta anticipar las respuestas de un proveedor y elabora tácticas para contrarrestar su respuesta. Aun así, intenta siempre mantener un enfoque integrativo a fin de concretar un acuerdo beneficioso para las dos partes.
- Solicita cotizaciones de diferentes proveedores para disponer de información competitiva en la negociación.
- Una vez seleccionado el proveedor no descuides diseñar un proceso gradual de sustitución del nuevo por el anterior para evitar problemas de suministro.
Algunos de los beneficios de gestionar de manera estratégica a los proveedores son:
Esta gestión estratégica de las compras brinda los siguientes beneficios:
- Crear alianzas con proveedores.
- Compartir mejores prácticas
- Ahorrar costes
- Aumentar la calidad de las compras
- Estandarizar los precios en toda la empresa
- Mejorar la eficiencia operacional
- Acceder a nuevos proveedores
Selección eficiente de proveedores
El procedimiento de selección de proveedores es el proceso de elección del posible vendedor o proveedor con el que una organización debe hacer negocios. Uno de los principales objetivos de la selección de proveedores es establecer una relación comercial mutuamente beneficiosa con un proveedor fiable que ofrezca la mejor relación calidad-precio.
La selección de proveedores es un proceso importante que sienta las bases para una asociación a largo plazo con los proveedores que puede contribuir en gran medida al éxito o al fracaso de una empresa. Si se hace bien, la selección de proveedores puede ayudar a obtener la mayor rentabilidad para una empresa que pretende maximizar sus recursos y operar de forma eficiente con el fin de optimizar la rentabilidad.
El procedimiento de selección de proveedores es un proceso que debe seguir una estrategia para que una empresa acabe con su proveedor ideal.
Las 5 etapas de un proceso eficaz de selección de proveedores son:
Etapa 1: Identificar las necesidades de la empresa
Identifique lo que su empresa necesita para fabricar sus productos o prestar los servicios que ofrece. Determine también si hay normas del sector que deba cumplir o reglamentos que deba cumplir su empresa. Si se dedica a la fabricación de productos o a la prestación de servicios, tenga en cuenta que sus socios comerciales y sus clientes también pueden esperar que sus propios proveedores cumplan las mismas normas que le exigen a usted para mantener un nivel de calidad aceptable a lo largo del ciclo de vida de un producto.
Etapa 2: Lista de posibles proveedores
Elabore una lista de sus posibles proveedores después de haber identificado las necesidades de su empresa. Una de las formas más sencillas de encontrar posibles proveedores es recurrir a sus redes personales y empresariales.
Etapa 3: Determinar los criterios de selección de proveedores
Elabore una lista que explique lo que quiere y lo que la empresa espera de un proveedor para ayudar a reducir sus opciones de proveedores. Esto también puede ayudar a determinar las diferencias entre los proveedores y puede ayudar a que el proceso de selección sea más fácil y objetivo.
Un criterio de selección de proveedores es una lista de cosas que usted prioriza y que le ayudará a decidir qué proveedor o vendedor va a seleccionar. Estos son algunos criterios de selección de proveedores en los que puede pensar a la hora de buscarlos:
- Calidad y seguridad de los productos: esto es lo más básico e innegociable para su empresa a la hora de buscar un proveedor y algo con lo que su proveedor debe ser coherente.
- Flexibilidad: la capacidad del proveedor para adaptarse a las (posibles) necesidades cambiantes de su negocio puede ser muy útil en caso de que requiera algunos cambios en sus pedidos en el futuro.
- Entrega: se espera que un proveedor, como mínimo, entregue siempre a tiempo y sea lo suficientemente fiable como para informarle si va a haber algún retraso previsto.
- Fiabilidad: un proveedor fiable es un socio comercial que puede contribuir en gran medida al éxito de su empresa, mientras que, por el contrario, un proveedor poco fiable e imprevisible puede suponer un problema para su negocio.
- Coste: asegúrese de que el coste del proveedor se ajusta al presupuesto. Asegúrese también de que el ahorro realizado en la reducción de costes no comprometa la calidad y la seguridad de los productos del proveedor. Otra cosa que hay que tener en cuenta es si hay un tipo de acuerdo de pago que va a ser ideal o aceptable para ambas partes en caso de que su negocio necesite hacer esto en el futuro.
- Calidad del servicio: el tipo de servicio que presta su proveedor puede hacer que destaque entre sus competidores y que hacer negocios con él sea una buena experiencia para usted.
Etapa 4: Conocer a los proveedores
Una vez que haya hecho una lista de preseleccionados, organice una reunión con los posibles proveedores y pregunte si pueden hacer una presentación de sus productos y una demostración de cómo abastecen a sus clientes. Conocer a los proveedores es una oportunidad para calibrar cómo funcionan y si pueden ser ideales para su negocio.
Etapa 5: Redactar, negociar y firmar el contrato
Esta es la conclusión de su proceso de selección de proveedores, que comenzó con la identificación de las necesidades de su empresa por parte de los proveedores, el conocimiento de estos y la selección de una lista de posibles proveedores. En esta fase, puedes redactar un contrato que detalle claramente tus expectativas y revisarlo con el proveedor. Prepárese y espere una negociación que abarque información importante como el importe de la compensación por los correspondientes productos del proveedor, así como la frecuencia de los pagos, las fechas de vencimiento, los plazos de entrega previstos y las personas de contacto, entre otros.
El contrato también debe incluir otra información importante, como la fecha acordada para la finalización del contrato, la posible renovación de este y, lo que debe quedar muy claro para ambas partes, los motivos de rescisión anticipada del contrato.