Administrar las finanzas de tu empresa responsablemente no solo tiene que ver con asegurar el futuro del negocio, sino con alcanzar objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Construir un patrimonio requiere de disciplina, dedicación, constancia y tiempo, por lo que es necesario aprender lo más que se pueda sobre el tema para que entiendas cómo funciona el flujo del dinero y todo lo que lleva su administración responsable. Además, es bueno que dediques por lo menos dos horas a la semana a revisar y analizar los ingresos y egresos de tu empresa.
Debido a la mala administración, el generar una deuda que sea difícilmente posible de pagar es sinónimo de comprometer los ingresos futuros de tu PYME. Si el nivel de tus pasivos es tal que te sientes atrapado, pide ayuda, ponte en contacto con tus acreedores y explícales la situación, también puedes buscar orientación con tu institución financiera, o incluso acude a tus familiares y amigos de confianza, pero lo que sí debes hacer es eliminar toda deuda.
Un presupuesto claro es la clave para una correcta administración que permita a tu empresa prosperar en base a un plan financiero. Es aconsejable que comiences apuntando durante un mes todos los gastos de tu empresa, como la bitácora de gastos y costos, ingresos y egresos etc. Entre más detalles tengas, será más fácil darte cuenta de cómo debes modificar tu patrón de consumo para que se eliminen o en su defecto, sean disminuidos ciertos puntos de gasto que no son gastados de la manera correcta. De sumo interés es que dentro del presupuesto de tu PYME no olvides destinar un porcentaje al ahorro, en la medida de lo posible, no menos del 10%.
Cuando ahorres, ten una meta. Ahorrar por ahorrar a veces no tiene mucho sentido y es muy probable que te canses de hacerlo. Las ganancias deben ser un medio para que tu negocio alcance el objetivo por el cual fue creado. Lo más adecuado es que te plantees una meta a corto plazo, que sea alcanzable, porque nada enseña mejor que el éxito o la sensación de haberlo logrado.
Después que tengas la meta, la cual debe tener base en el presupuesto de tu empresa, diseña un plan financiero que incluya los siguientes puntos:
- Objetivo de la inversión (¿Para qué quiero dinero?)
- Plazo (¿En cuánto tiempo quiero reunirlo?)
- Capital (¿Con cuánto dinero se puede empezar?)
Pon a trabajar los ahorros de tu PYME. No solo puedes invertir en instrumentos financieros, sino también en adquirir bienes de capital para que tu empresa no se quede estática, sino que pueda dar pasos en la carrera del mercado local y hasta el internacional. Define cuáles son los recursos que puedes invertir, qué metas quieres para tu negocio y cuáles riesgos estás dispuesto a correr.
Estrategias para la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es tener la capacidad de reconocer los beneficios que te da cada cliente u organización; con ella puedes encontrar y evaluar múltiples soluciones a través de la eficiencia y calidad que te brinda cada uno. Es simplemente el conducir un proyecto desde el comienzo hacia un final satisfactorio. Usarás procesos, conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que orienten y motiven al personal para realizar su trabajo dentro del mismo.
Por lo tanto, no basta con ejecutar proyecto, es preciso comprender la esencia de este. Algunas estrategias de la gestión de proyectos que no debes dejar pasar desapercibidas son:
- 1.- Tareas independientes: Una cosa es la vinculación de tareas y otra su repetición. Como líder, gestiona cada actividad con orden, así los objetivos se cumplirán y las tareas no se duplicarán.
2.- Administrar correctamente los recursos: Todo proyecto se compone de distintos recursos, adminístralos correctamente, incluyendo el tiempo. Quien privilegia el dinero y los materiales por encima de las personas, está condenando al proyecto mismo.
3.- Mantener el control del tiempo: Todo tiene un inicio y un final. Los proyectos no son la excepción y no permiten aplazamientos, mucho menos si el cliente no está de acuerdo. El control del tiempo dependerá de la correcta planeación y acciones del equipo.
4.- Ser original: La originalidad te puede llevar al siguiente nivel. Existen diversos tipos de proyectos, pero habrá algunos que representen un verdadero reto porque nunca se han realizado. Si ese es tu caso, no te niegues la oportunidad de innovar y pasar al siguiente nivel. - 5.- Sin cliente no hay proyecto: Alrededor del mundo hay excelentes empresas encargadas de la gestión de proyectos, sin embargo, no todas logran crecer. ¿Por qué? Porque el negocio de la administración de proyecto implica habilidades para relacionarse con la gente; se debe entender que el cliente es primero y que si no está contento tú serás el afectado. Recuerda que el cliente es quien otorga los fondos para el logro del proyecto.
- 6.- Acepta la incertidumbre y trabaja con ella: Un proyecto implica cierto grado de incertidumbre, por más que desees tener control total, algo se escapará de las manos; sin embargo, es posible trabajar correctamente considerando ciertos supuestos y estimados que resulta muy conveniente documentar.
Dirección de proyectos ¿Cómo utilizarla a favor?
La Dirección de Proyectos se basa en la utilización en los Proyectos de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas aplicadas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos que este solicite y conseguir que se alcancen los objetivo en un corto, mediano o largo plazo.
Es necesario identificar objetivos, requisitos y gestionar las necesidades y expectativas de la empresa según se planifica y efectúa el proyecto. Encontrar el equilibrio entre el alcance, tiempo, presupuesto, recursos, calidad y riesgos. Hacer que todo encaje perfectamente. Todo proyecto está alineado dentro del Plan Estratégico de la Organización. Los Proyectos son las herramientas que permiten llevar a cabo e implementar la estrategia.
Beneficios de una Eficaz Gestión de Proyectos
Los beneficios que aporta una eficaz gestión de proyectos son:
- Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una metodología común es el valor de la reutilización. Una vez que los procesos, procedimientos y plantillas son creados, éstos pueden ser utilizados en proyectos futuros. El resultado de esto es un menor tiempo para iniciar proyectos, una menor curva de aprendizaje para los miembros del equipo de trabajo, así como ahorros de tiempo al no tener que reinventar procesos y plantillas desde cero en cada proyecto.
- Más rapidez en la resolución de problemas: el tener un proceso de gestión anticipada de incidencias ayuda a asegurar que los problemas son resueltos tan rápido como sea posible.
- Optimización en la resolución de riesgos: todas las metodologías de gestión de proyectos incluyen procesos para identificar y gestionar los riesgos.
- Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas: muchos de los problemas que se presentan en un proyecto pueden ser evitados a través de una comunicación anticipada y multifacética.
- Mayor calidad de productos y servicios: como resultado de implementar controles de calidad y técnicas de aseguramiento de calidad.
- Optimización de la gestión financiera: esto es consecuencia de una mejor definición del proyecto, mejores estimaciones, un proceso de elaboración del presupuesto más formal y riguroso, y un mejor seguimiento de los costes.
- Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologías proporcionan una guía para hacer más fácil la recolección de métricas e indicadores que proporcionan información sobre el desempeño del equipo y el nivel de calidad de los entregables
- Mejora del ambiente laboral: si los proyectos son más exitosos, se encontrarán beneficios adicionales asociados al equipo de proyecto: clientes con mayor implicación, equipos con más sentido de propiedad y mayor motivación, etc.
Finalmente, solo queda decir que los mejores administradores son aquellos que tienen habilidades de liderazgo, control de gastos, y manejo de los recursos de la empresa ya que esto será de gran ayuda para persuadir a los empleados, consiguiendo que trabajen función de un objetivo común. Asimismo, resulta conveniente estudiar modelos lógicos e intuitivos que faciliten la comunicación, y que permitan conocer a fondo el proceso de toma de decisiones.
Se destaca también que la complejidad del problema de eficiencia social aumenta en la medida en que contradictoriamente la gestión de la empresa puede lograr beneficios y bajos costos de producción, pero no necesariamente se logra siempre una conducta motivada de los trabajadores y una contribución importante en relación con la calidad de vida de la sociedad, hecho que amerita mayores esfuerzos de reflexión e investigación social de carácter interdisciplinario.